Podpis elektroniczny dla notariuszy

Podpis w biurze notarialnym przynosi wiele korzyści, główną jego zaletą jest przyspieszenie obiegu dokumentów. Każdy plik podpisany certyfikatem kwalifikowanym posiada taką samą moc prawną, jak dokumenty papierowe. Kolejną zaletą jest ekologia, droga elektroniczna nie marnuje papieru (można drukować tylko te, które są potrzebne w formie papierowej), nie zajmuje przestrzeni do archiwizacji dokumentów z powodu znajdowania się wszystkich na dysku i wysyła się je drogą mailową. Co za tym idzie? Oszczędzamy czas, który byłby przeznaczony na stanie w kolejkach na poczcie, miejsce które by musiałoby przeznaczone na archiwizację dokumentów oraz pieniądze na zaoszczędzonym papierze, tuszu czy kosztach związanych z wysyłką dokumentów na poczcie.

Do czego notariusz może wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Korzystanie z podpisu elektronicznego w pracy notariusza jest uregulowane w prawie o notariacie. Notariusze mogą podpisywać takie dokumenty jak np:

• Wypisów aktu notarialnego związanego z umieszczeniem podmiotu w rejestrze przedsiębiorców KRS (Art. 92a, § 2);
• Wpisów aktu poświadczenia dziedziczenia do Rejestru Spadkowego (Art. 95h, § 1);
• Wpisów europejskiego poświadczenia spadkowego do Rejestru Spadkowego (Art. 95y, § 1).

Z powodu wykonywania działalności urzędowych zobowiązany jest do umieszczenia w swoim certyfikacie danych o posiadaniu tytułu zawodowego. Ze względu na fakt iż notariusze nie posiadają swojego indywidualnego numeru tak jak tłumacze przysięgli, ich dane dodatkowe ograniczają się do wpisania w polu title stanowiska Notariusz.
Podpis kwalifikowany dla radcy prawnego może zostać wydany w dwóch wariantach:

• Certyfikat kwalifikowany (osobisty) – ten certyfikat zostanie wydany w oparciu o dane wnioskodawcy jako osoby fizycznej. W certyfikacie znajdą się takie informacje, jak imię, nazwisko czy numer PESEL. Odbiorca dokumentu z takim podpisem nie będzie mógł natychmiastowo powiązać nadawcy z miejscem pracy (np. kancelarią). Jest to podpis który można używać do celów zawodowych, jak i w życiu prywatnym.
• Certyfikat kwalifikowany (z dodatkowymi danymi) – przy tym wariancie w polach certyfikatu, oprócz danych osoby fizycznej, znajdą się informacje takie jak zawód, email kontaktowy, dział organizacyjny przedsiębiorstwa, czy nazwa kancelarii prawnej. Wymaga on dostarczenia dodatkowych dokumentów i jest dedykowany wyłącznie rozwiązaniom biznesowym, jednak świadczy o wysokim profesjonalizmie jego posiadacza, co w świadczeniu usług prawnych jest dużym atutem.

Przy wybraniu tej drugiej opcji można dodatkowo umieścić dane powiązane z reprezentowanym zawodem prawniczym czy informacje związane z kancelarią prawną. Taki certyfikat stanowi odzwierciedlenie odręcznego podpisu radcy prawnego/adwokata/notariusza/komornika itd. na dokumentach cyfrowych.